Digitalisierung - ein neues Paradigma

Deutlich effizienteres Finanzmanagement

Im Zuge der Digitalisierung befindet sich das Finanzmanagement derzeit in einer Umbruchphase. Die Übernahme digitaler Prozesse automatisiert nicht nur mehrere Ablaufphasen im Finanzmanagement, sondern reduziert auch deren Gesamtzahl. Unsere Erfahrung bei der Digitalisierung von Finanzmanagementsystemen in Hunderten von Unternehmen belegt, dass die Leistungsfähigkeit dabei üblicherweise um mehr als 50 % steigt.

60-80 % der manuellen Arbeiten werden überflüssig

Der Schlüssel dieser Leistungssteigerungen liegt in der Automatisierung und der konsequenten Streichung von Abläufen im Finanzmanagement. So umfasst die kommerzielle Verarbeitung einer Einkaufsrechnung normalerweise vom Öffnen der Rechnung bis zur Archivierung des Belegs mindestens 11 Abläufe und dauert üblicherweise 7 bis 40 Minuten. Nach einer Digitalisierung benötigt dieser Ablauf nach unserer Erfahrung nur noch 4 bis 6 Minuten.

Wie ist das möglich? Bei der digitalisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen besteht die erste Phase darin, die Papierrechnung in das Umlaufsystem einzuscannen. Die Papierdokumente werden nach dem Scannen vernichtet. Danach erhält die Buchhaltung die Einkaufsrechnung in elektronischer Form, die automatisch verbucht wird. Sollte der Lieferant über ein elektronisches Rechnungssystem verfügen, so beginnt der Ablauf erst an diesem Punkt. Dies ist jedoch beispielsweise in Finnland derzeit bei nur 5 % aller Rechnungen der Fall.

Der für die Genehmigung der Rechnung verantwortliche Mitarbeiter (dabei kann es sich auch um mehrere Personen handeln) erhält per E-Mail eine Benachrichtigung mit einem Link zur Ansicht und Online-Genehmigung der Rechnung. Nach der Genehmigung erfolgt die Zahlung automatisch und das Ereignis wird protokolliert. Das System verwaltet auch Archive, mit denen Benutzer jederzeit online eingehende, genehmigte, bezahlte und unbezahlte Rechnungen einsehen können. Dies bedeutet, dass eine Suche, ein Umlauf gedruckter Dokumente, ein Kopieren oder Speichern einzelner Rechnungsausdrucke nicht notwendig ist. Wir schätzen, dass damit 60 bis 80 % der konventionellen manuellen Aufgaben redundant werden.

Flexible Online-Koordinierung

Die oben beschriebenen Digitalisierungsabläufe erhöhen die Transparenz bei der Verarbeitung. Die Arbeit kann auch über das Internet koordiniert werden, mit Berichten, die den Status online in Echtzeit darstellen. Damit können Mitarbeiter, die in die Berichterstellung und den Zugriff auf Berichte involviert sind, an verschiedenen Standorten arbeiten und jederzeit auf das System zugreifen, um ihre Aufgaben durchzuführen.

Praktische Aspekte der durchgeführten Änderung

Die große Anzahl positiver Ergebnisse führt dazu, dass sich immer mehr Unternehmen und öffentliche Organisationen für eine Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse entscheiden. Dies erfordert nicht nur beträchtliche Änderungen bei den Arbeitsabläufen und verwendeten Tools, sondern die Mitarbeiter müssen auch neue Kenntnisse erwerben.

Da jedes Unternehmen mit seinem Finanzmanagementsystem unterschiedliche Anforderungen und Ziele verfolgt, sollte der Übergang zur Digitalisierung sorgfältig geplant werden. Er muss zudem mit einem klaren Verständnis dieser Ziele beginnen. In der Praxis kann die Digitalisierung auf vielfältige Weise umgesetzt werden. Dabei zählen die ausgewählten Lösungen sowie die Entscheidungen zur Verteilung von Aufgaben und Prozessen zu den wichtigen Erfolgsfaktoren. Anstatt einen Spezialisten für die Leitung des Änderungsprozesses einzustellen, kann es von Vorteil sein, erfahrene Experten zu beauftragen, die in der Lage sind, die notwendige Unterstützung zu leisten.

Nachdem die Accountor Group bereits in Hunderten von Unternehmen die Finanzmanagement-Abläufe digitalisiert hat, kann sie als ein Vorreiter in Sachen Digitalisierung betrachtet werden. Wir haben große Erfahrung im Festlegen neuer Prozesse und der erforderlichen Technologie für bestimmte Anforderungen sowie in der Leitung der Änderungsprozesse und in der Motivierung von Mitarbeitern, um in den Genuss ihrer vollen Unterstützung zu kommen. Wir denken, dass es zum Nutzen unserer Kunden eine Pflicht ist, die von uns erreichte Position als Marktführer zu behaupten - und sicherzustellen, dass wir das beste Fachwissen der Branche anbieten.

Asko Schrey, CEO, Accountor Group